在日常生活和工作中，制度对人们来说越来越重要，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。制度到底怎么拟定才合适呢？为大家精心整理了档案管理方式优秀9篇，希望大家可以喜欢并分享出去。
[摘要]林业科技档案是林业领域中的重要信息，包含着大量的林业科技信息资源，它能够真实地展现林业科研及其他相关工作的发展历程，因而是一种非常重要林业信息财富。然而在当前的林业科技档案管理工作中，却存在着工作不规范、人员能力不足等问题，急需得到彻底的改善。
[关键词]林业科技；档案管理；特点；问题；强化措施
林业是关系到自然生态环境及社会经济可持续发展的重要内容，因而近年来我国也在不断加大对该方面的关注和支持力度。在对林业进行科技研究的时候，必然会产生各种形式的大量珍贵文件材料，在对他们进行整理和归纳的过程中，就形成了林业科技档案。加强林业科技档案管理是林业生产、科学研究管理、科技研发和推广的重要保障，有助于维护经营者的合法权益，在很大程度上关系到林业综合效益。
1林业科技档案的特点
1.1复杂多样性
在广袤的森林中，蕴含着丰富的各种资源，动植物种类非常繁多，并且还与当地的气象、水文、地理等密切相关，共同形成一个统一的整体。林业生产及建设与农业、工业、交通、环保、旅游等行业密切相关，而且像森林或动植物资源调查、林业作业等大部分工作都需要在户外进行，并且会产生许多原始材料，这就决定着林业科技档案也呈现出复杂多样性的特点。
1.2差异性大
在不同的地域，因为地质、气候、水系等外界环境的不同，森林的生长也会表现出很大的差异性的特点，甚至对于同一地域也可能会呈现各自不同的生长特点，因而在开展林业生产或调查时，相关档案材料也会表现出这样的特点。
1.3阶段性强
森林的培育需要一个非常漫长的过程，一般来说，从采种到育苗，再到抚育成为茂盛的森林，需要几十年甚至是上百年的时间，林业生产周期非常长，因而建立一套全面的林业科技档案材料也随之需要非常长的时间，也就是使得该工作只能分为采种、育苗、造林、采伐、加工等几个阶段来开展。
1.4地域性突出
森林的生长需当地的地质、气候、水系等自然条件有着非常紧密的关系，也就呈现出明显的地域性分布特征。林业工程不应该根据行政区划来开展，必须冲破各自地区的边界，进行跨省区、跨流域工作，因而林业档案也就同样表现出这样的特征。
2当前林业科技档案管理存在的问题
2.1思想上重视不足
当前，很多林业领导干部及档案管理工作人员没有认识到档案管理的重要意义，没有把档案管理及相关设备的配备纳入到整体的工作计划之中，这就导致当前的相关基础建设不足，而且也没有分管领导来抓，没有设立专门的工作人员进行负责。还有很多部门人员缺乏最基本的档案观念，连最起码的什么是档案和归档都不知道，更不用说归档的方法了，因而导致很多重要的科技资料出现了损坏或丢失的情况，降低了档案的收集质量。另外还有一些科技人员不愿意把相关文件材料交出来，都是自己去保管，归档统一管理工作困难重重。
2.2缺乏完善的相关规范管理制度
在当前很多林业部门，都缺乏完善的科技档案管理制度，实际管理工作存在严重的不规范问题。一是制度不符合基层工作实际，可操作性差，造成档案管理工作有制不能依，工作无章可循；二是制度的滞后性，不能适应科技工作的发展，没有认识到新形势下档案形式、内容及范围的`扩大化及复杂化，没有有效的解决举措；三是监督机制缺失，资料收集难，档案借出后不归还，制度只是用来贴在墙上的，没有监督落实，形式化严重；四是档案工作缺乏相关的规范化标准，信息检索查阅难，利用效率低，不能充分发挥出档案的作用。
2.3工作人员的素质有待提高
当前很多基层林业科技档案管理工作人员都是兼职，没有把全部精力用到加强档案管理工作上，他们既不了解科研工作，也不重视自身的科研档案管理工作，平时不做好日常的管理工作，一到归档时就急忙一起去做，降低了工作质量。很多基层林业科技档案管理工作人员都没有接受到系统的专业知识培训，不能完全掌握档案的收集、整理、归档和装订等业务，只是直接把材料装入档案盒后在放到档案柜里，没有注重后续的归档及编制目录等工作，工作能力较差。
3强化林业科技档案管理的具体措施
3.1提高思想认识，加大投入力度
林业科技档案管理是整个林业工作中必不可少的重要工作内容，对于促进林业科技进步、发展林业经济具有重要的现实意义。因而林业部门要在思想上提高认识，尤其是基层科研单位领导更要加强重视，加大投入力度，把工作经费纳入到财政预算之中，配备必备的工作设施，完善相关基础设施建设，建立信息化内网管理系统，提高工作效率及质量。此外，由于林业科技档案管理是一项专业性比较强的工作，因而相关人员就要加强专业知识的学习，提升自身的工作能力，同时单位部门也应该积极组织培训学习活动，这样才能促进工作的规范性和有序性，在信息化技术手段的支持下，更加深入有效地开发和利用档案信息资源。
3.2健全档案管理制度
在林业科技档案管理工作进行中，需要相关制度的有力保障。林业科技部门应该根据国家的相关法律法规，结合自身实际情况及未来工作发展的需要，进一步完善档案管理制度，建立目标责任管理及激励制约制度，从根本上确保档案管理水平的不断提升。鉴于林业科研项目周期长、涉及部门广、工作人员多的特点，应该指派业务能力及责任心强的专门档案管理工作人员，确保各种科技材料能够及时、完整的收集和管理。
3.3注重档案信息资源的开发利用
林业科技档案管理的最终目标就是要开发并利用这些信息资源，发挥他们的潜在价值，为林业科技及经济发展服务。因而，林业科技部门要注重对档案进行科学化管理，提高资源利用率，要把握本地区林业科技发展特点，进一步拓展科技信息的服务范围，积极组织开展送科技下乡活动，惠及广大林农，促进林业生产不断进步。在课题研究过程中，档案管理人员应该准确及时地提供相关文献资料，保障科研工作的顺利开展，做好服务保障工作。
3.4推进科技信息化管理
在当今信息化时代，计算机信息技术已经广泛应用到了很多领域中，有力地支撑着各种行业的不断发展，因而林业科技档案应该加快信息化建设。各林业科技部门领导应该统筹规划，促进档案信息化管理与单位信息化建设的共同协调发展，这也同时要求档案管理人员的思想要与时俱进，顺利社会发展的潮流，积极学习利用计算机、多媒体等先进信息技术，努力实现档案收集、储存、归档、编目、查询、借阅等工作的一体化管理，提高工作效率。
[参考文献]
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[3]陈晓瑚。浅谈林业科研档案的收集与归档[J]．湖北林业科技，20xx（01）：61-64.
一、非档案人未许可，不得擅自进入档案库房，查阅档案资料一律在阅档室进行。
二、档案库房必做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染；应保持库房内整齐、清洁、不得存放与档案无关的物品。
三、档案库房内严禁吸烟，库房内外禁止存放易燃易爆物品。
四、档案人员应定期检查库房温湿度记录，对超规定温湿度要及时采取有效措施，定期做好温湿度记录分析。
五、档案库房存放的档案资料要定期检查、清点，对案卷每半年抽查一次，并作出详细记录，发现有虫蛀霉变及老化情况，及时向领导汇报采取相应措施。
六、对查（借）阅后返回的档案，应仔细检查，严格把关，发现问题及时提出或领导汇报。
七、为便于查找和利用，应有档案资料存放示意图，设置在库房明显地方；档案柜（橱）上须有指引卡，标明档案年度和起止号码。
八、档案人员认真编制案卷目录、全引目录及卡片、索引、资料等检索工具，方便查找利用。
九、档案人员离开库房前，必须切电源、关好门窗，因失职使档案遭到丢失或损坏者，按有关规定追究责任。
十、按照规定，对到期的档案及时进行鉴定和处理工作。
1.库房建立《机器设备台帐》，对机器设备进行统一管理。
2.机器设备进行统一编号，由各区域主管负责，出了问题由主管承担相应责任。
3.主管须在每天下班前对机器进行使用后的检查，机器是否清洁干净，有无损坏，如发现问题一定要查明原因，分清责任，落实到个人。
4.每星期日由保洁员对吸尘器进行一次大清洁，对吸尘袋、爬头、吸管进行检查是否堵塞，电线插头是否破损漏电发现问题及时保修，并填写《机器设备清洁保养记录表》、《机器设备维修记录表》。
5.其他大型机器，如：单刷机、吸水机、抛光机、抽吸两用机等，由主管负责。监督做到每天各种机器使用要有记录，使用后机器设备清洁保养要有记录，机器设备维修要有记录，并填写《机器设备使用记录》，《机器设备清洁保养要有记录》，《设备维修记录表》。
6.各种机器使用完后，必须要清洁，主管要负责检查，使用人要爱护机器，不得违反操作或摔打机器，如有发现，将对此给予除名并罚款处理。
7.严格遵守公司规定，各种机器不得随便外借，如有特殊情况需要外借的，须报上级批准后方可借出，并需要借条，注明坏了要照价赔偿等字样。
8.本公司内部其他部门需借用，归还时必须保持机器内部清洁，如有损坏需修理好后再归还。
9.严禁私自将机器他人，其后果一切自负。
10.使用人必须严格遵照执行机器设备的操作规范、要求。
11.吸尘器保养：
11.1检查最后一次使用过的吸尘器是否清理干净，有无杂物留存。
11.2开动电机检查机器是否正常运转，有无大的噪声。
11.3操作时沿着由内向外，由上向下的使用方法进行，轻加以按动，使尘粒物始终依附在吸尘器的扒头上。
11.4避免直接使用吸尘器吸入大块的杂物或在浸水的区域操作；不要强行拖拉吸尘器软管，以避免吸尘器的软管发生断裂。
11.5注意地毯边角吸尘器扒头不能及地的地方，可直接使用机器吸管沿地毯边角进行操作。
11.6使用时注意吸尘器边角电源线的长短，吸不到的地方，不要强行拉扯电源要立即更换电源插座，这样可避免电源线因拉扯造成短路，及接触不良，使用时检查电源线是否有破损现象，随时与工程部联系注意使用时的安全。
11.7清洗地毯时需由前向后推动单刷机。
11.8操作时留意电线不要拖拉太长，以免踩踏发生意外。
11.9使用时注意单刷地毯机的电源线，要及时更换电源插座，以免电源线因拉扯所造成的短路及接触不良。
11.10使用后的单刷机要及时把软盘取下，用清水冲洗干净后保存。
11.11使用的单刷地毯机的水箱内不要保留清洗液，最好一次用完，使用后的水箱要用清水刷洗干净。
11.12将单刷地毯机进行最后检查与整理，达到外观清洁整齐，保证内部无故障后妥善进行保管。
各县（区）档案局，市级各单位：
为了认真贯彻省政府办公厅关于转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的通知（川办函[20xx]103号）及省档案局关于实施《四川省档案工作规范化管理办法》的有关问题的意见（川档发[20xx]22号）文件精神，推动全市档案工作的健康发展，现结合我市实际，提出如下贯彻意见：
一、提高认识，加强领导。
档案工作规范化管理是继档案工作升级、目标管理后的又一重大举措，是档案工作坚持与时俱进的体现，是档案工作由部门管理向政府明确要求的重大转变，是政府机关贯彻档案法的基本要求，是推动全市档案工作迈上新台阶，更好地为经济和社会发展服务的重要举措。各级档案行政管理部门要充分认识开展档案工作规范化管理的重大意义，深刻理解和把握规范化管理的标准和操作办法，加强统筹规划和业务监督指导，确保工作的有序开展和质量。
二、明确任务，统一要求。
省档案局关于档案工作规范化管理的总体要求是：从20xx年起，三年内，档案馆全部实现规范化管理，三分之二达到省二级以上；机关、科技事业单位全部实现档案工作规范化管理；五年内，有条件的非国有企业实现档案工作规范化管理。
为了积极稳妥地推进全市档案工作规范化管理，保证工作质量，我市由市档案局统一组织对县（区）机关、企业、科技事业单位档案工作规范化管理省二级以上的考评，县（区）档案局组织省三级的考评。
复查是确保档案工作等级水平的有效手段。我市将从20xx年至20xx年期间，对按照《四川省机关档案工作等级标准》进行考评的单位进行全面复查，按照《四川省档案工作规范化管理标准》重新确定档案管理等级，并进行重新颁证和换牌，复查工作采取分级负责的办法进行，市档案局对市级单位进行复查，各县（区）档案局对县（区）所属单位进行复查。对已实现档案工作规范化管理的单位要通过定期或不定期复查，确保档案工作不滑坡，市档案局将对各县（区）复查情况进行抽查。
《四川省档案工作规范化管理标准》中档案馆标准适用于本行政区域内的国家综合档案馆、专门档案馆，机关标准适用于各级机关、团体、商业金融流通企业、中小学校、文化事业单位，企业、科技事业单位标准适用于工业企业、大专院校、职教、卫生、科研、设计等单位。
各级档案行政管理部门要按照省政府的要求，紧紧依靠当地政府，充分运用政府行政职能，明确开展档案工作规范化管理的措施，积极加以落实。要加大指导监督力度，三年内按照40%、30%、30%的机关、事业单位的进度，确保各地档案工作规范化管理步伐与省档案局的总体要求相适应。
三、坚持标准，把握内涵。
《四川省档案工作规范化管理标准》是开展档案工作规范化管理的有效载体，各级各单位必须不折不扣地贯彻执行。各级档案行政管理部门要对本行政区域内已达标升级单位进行新标准培训，使各单位充分把握标准的内涵，严格按照要求开展工作。
为了保证工作的`质量，我市统一规定：
1、省三级必须配备计算机及档案管理软件，省二级以上必须有档案专用库房，配备去湿机、扫描仪、照相机、防磁柜等设备。
2、所有单位都必须开展档案计算机管理，市级单位统一使用思源档案管理软件，各县（区）可自行决定本行政区域内统一使用的档案管理软件。
3、在开展档案工作规范化管理之前三年内，不得有违反档案法事件发生。
四、强化激励，严格管理。
《四川省档案工作规范化管理标准》较原来的《四川省机关档案工作等级标准》在内容上更丰富、要求上更高、工作开展的难度更大。为了增强各单位开展档案工作规范化管理的积极性，促进全市档案事业的快速、健康发展，我市仍按照内江市人民政府办公厅《转发市档案局关于在全市开展档案工作升级活动的报告的通知》（内府办发[xx]66号）和《内江市档案工作奖励试行办法》（内府发[xx]116号）文件规定进行奖励，奖金从单位自有资金或包干经费中列支。
各县（区）档案局要加强对本地档案工作规范化管理的规划和管理，于每年十一月二十日前，分类填报本年度《四川省档案工作规范化管理考评情况汇总表》及下一年度计划考评单位，报送我局指导科。对于各县（区）通过考评的单位，由县（区）档案局派专人到市档案局办理，由市档案局按照川档规+市代码+[年份]+序号的形式统一编制，颁发规范化管理等级证书和铭牌。
一、制定办法
根据《高等学校档案工作规范》、《x外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。
二、立卷归档基本原则
1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。
2、凡属《x外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。
3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。
三、立卷归档的组织规范
1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。
2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。
3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。
4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。
四、文件材料的立卷分工
1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。
2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。
3、校办起草以校办或学校名义编号的。校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。
4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。
5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。
6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。
7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。
8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。
9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。
10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。
11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。
五、立卷的操作要求
1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。
2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。
3、案卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：
①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。
②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。
③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。
④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。
⑤专题性、成套性文件材料（即教学、科研、基建、设备等）分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。
4、卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。
5、文件编号，应注意：
①页号以面为单位，件号以件为单位。
②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。
6、填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，具体要求如下：
①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。
②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上“等”。
③一般公文以发文时间为准；决定、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、计划类以编制时间为准。
④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。
6、案卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过50字。
六、归档、产档的要求
1、归档检查。立卷部门在归档前要对案卷进行认真检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：
①文件材料是否齐全、完整，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料是否齐全。
②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。
③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否一致。
④文件材料是否准确可靠。发文是否有领导签字、单位盖章，内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。
⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清楚；有无破损、霉变隐患。
⑥检查后发现有问题应及时补充、调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。
2、交档时间。各部门对综合性、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按以下时间移交档案：
①学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。
②科研课题，包括开题报告、论文、专着、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。
③申报重点学科等活动形成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。
④基建工程项目的档案材料，应在工程项目竣工验收后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型维修、改造项目的档案材料，应在维修、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内移交档案。
⑤财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交目录清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。
⑥声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加说明文字。
七、交档手续
1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必须对案卷严格检查验收，是否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出具体的改正意见，立卷部门改正后才能移交档案。
2、移交档案时，必须履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。
3、综合档案室档案员应经常深入各部门，了解立卷归档工作的进展情况，发现问题及时纠正，对具体工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷清点核查无误后，及时整理按类目入库上架，不能随便乱放。
4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正的，均按有关规定进行处理。
一、档案工作在街办档案室直接领导下，由分管的领导具体落实，由兼职档案人员进行管理。
二、实行文书处理部门立卷归档制度。各科室在公务活动中形成的有保存价值的文件材料，均由承办科室按文件材料形成规律，系统整理好后向档案室移交。
三、档案室负责统一收集、整理、保管街办各门类和载体的全部档案。
四、编辑必要的档案参考资料、编制各种检索工具，积极开发利用档案信息来源，办理档案借阅，为各部门及来访群众做好服务工作。
五、各科室应将文件材料的'形成、积累、整理工作纳入经办人员职责范围及档案网络人员岗位责任制。
六、与档案工作有关的重要工作会议，如基建工程竣工验收会，以及重要仪器设备的开箱验收，有关部门均应通知档案部门参加。对于各部门文件材料收集不齐全的，档案部门不予验收、盖章，领导不签字，财务不报销。
七、对外出学习，开会人员获得的各类文件材料，回社区后应将属归档范围的文件材料交档案室。
八、档案室遵照上级档案部门的决定，对我社区档案工作实行统筹安排，组织协调，制定街办“档案工作管理办法”，档案保管期限表，档案工作人员职责及档案的归档、保管、保密、借阅管理、鉴定销毁、奖惩等制度，提高档案科学管理水平。
1、总则
1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。
1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。
1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。
1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。
1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。
2、档案管理的机构与职责
2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。
2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。
2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。
2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。
2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。
2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。
3、档案管理
3、1档案的归档
3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。
3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。
3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。
3、1、4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。
3、2档案保管
3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。
3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。
3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。
3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见。
3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。
3、3档案的查阅、借阅
3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。
3、3、2查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。公司员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。
3、3、3档案查阅（借阅）的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。
3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。
3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。
3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司的有关规定予以处罚。
3、4档案的销毁
3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。
3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见。
3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。
4、附则
4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。
4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。
4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。
4、4本制度自颁布之日起施行。
实用的企业档案管理制度
1、目的
规范全公司的档案管理。
2、适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3、管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。
4、职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。
4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。
5、档案的分类
（1）证照类：如营业执照及各类证照。
（2）文件类：分外来文件和内部文件。
（3）制度类。
（4）合同 www.jingyou.net 类。
（5）计划总结和会议纪要类。
（6）财务类。
（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。
（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6、档案的归口存放部门
（1）公司级档案存放在行政部。
（2）其它档案由归口部门负责存放。
7、档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8、档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
9、保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
10档案日常管理
10.1借阅
10.1.1借阅手续
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。
10.1.2档案借阅审批权限
（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
（3）制度类：由行政部审批。
（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。
（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。
（8）人事管理类：人力资源部审批。
10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
10.2销毁
10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11、如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
12、附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。
1 公司安环部对每位职工要建立“职工安全教育培训档案”，档案要详细记录每位职工所接受的教育培训情况，职工档案和考试成绩试卷应保存完好。
2 档案记录要实事求是，不得造假。公司安环部要对各车间的档案及记录情况不定期进行检查，对发现的问题要及时纠正。
3 “职工安全教育培训档案”由安环部和车间各执一份，并妥善保管，工作调动要及时将档案转存。
4 职工调动填写“职工调动记录表”（附表一）随职工安全教育档案一并转入相应车间。
5 职工各种考试试卷力求内容相对丰富，禁止内容过少或长期使用同一份试卷。
一、当前成人教育学生档案管理工作中存在的问题极其成因分析
1．成教学生档案管理制度不够健全
这主要是成人教育在我国起步较晚，很多高校成教学生档案管理工作意识较为薄弱，对成教学生档案管理工作的重要性、必要性认识不够充分造成的。众所周知，我国的成人教育工作是普通高等教育工作的一个极其重要的补充。当前，我国还没有形成一个统一的、权威的有关成人教育学生档案管理工作的相关法律、条例或规章制度。相当多的高校也没有根据成人教育的特点制定出一套行之有效的与普通高等教育有所区别的成人教育学生档案管理的规章制度以及保证其实施的相关办法和措施。很多高校的通常做法是，把普通高校学生档案管理的制度和相关措施直接套用于成教学生档案管理工作。这种做法往往忽略了成人教育的学生与普招学生有很大的不同，从而在操作过程中一旦遇到问题所采取的执行方案往往是无据可依的。不能否认的是，尽管有些学校制定了有关成人教育学生档案管理的规章制度，但依然存在着执行不严格、管理漏洞多、学生档案管理工作随意性较大等现象。另外，有的学校一旦实施的有关成教学生档案工作制度与学校的相关利益发生冲突时，就会被迫中止有关成教学生档案工作制度。
2．成教学生档案管理缺少专职的档案管理人员负责
高校重普教轻成教的现象普遍存在，成教学生档案管理人员大多身兼数职或由临时工负责。高校管理者普遍有种错觉，认为成人教育是普通教育的附属品，成人教育学生档案管理工作者既不需要太高的文凭也不需要足够的专业技能，在这种错误观念指导下，很多高校使用了一批受教育程度低、缺乏专业知识和专业技能的人员从事成教学生档案管理工作，更有甚者，很多高校使用临时工或兼职人员从事成教学生档案管理工作，这势必造成成教学生档案管理人员的知识水平、专业技能、服务意识等素质滑坡、欠缺。但现实告诉我们，成教学生档案管理工作与普通高教学生档案管理工作同等重要，新形势下，其重要性更加突出显现。没有一支素质高、专业技能强的成教学生档案管理专职队伍显然难以适应新形势的要求。
3．成教学生档案管理工作不够标准、规范
由于现有的成教学生档案管理人员大多素质比较低，再加上他们又没有经过专业技能的学习和培训，大多是档案管理业务和要求的门外汉，这必然造成成教学生档案管理人员难以使已有的不太完善的相关规章制度得到不折不扣、有成效地贯彻执行，使得成教学生档案管理工作规范化、标准化的要求难以实现，表现出来的效果是人为性、随意性极强。
4．成教学生档案信息利用率低
这主要是由于成教学生档案管理的相关信息、资料收集不够系统、完整，造成成教学生档案管理的信息资源处于浪费状态，学生个人、用人单位需要的相关信息得不到充足的利用，甚至有的重要信息缺失，学生档案的利用难、利用率低，从而不能体现档案管理工作的服务性。5．成教学生档案管理工作效率低这主要是由于传统的手工档案管理手段依然普遍存在，而档案管理已向计算机网络化和智能化方向发展。更有甚者，很多成教学生档案管理人员还不会用计算机对学生档案进行管理和信息使用。
6．成教学生档案不能反映学生在校情况的全貌
这主要是由于目前的成教学生档案管理工作只重视文书档案整理、归档和建设，而忽视对教学档案、学生日常表现、个人进步等信息的收集、整理和归档工作，致使成教学生档案内容不全、资料不足、质量不高。
二、新形势下改进成人教育学生档案管理工作的思考
1．提高成教学生档案管理工作的意识
很多高校，特别是某些高校领导把成人教育看作是学校的“挣钱机器”，为学校挣钱就是成教对学校发展的贡献。于是，对成人教育追求办学数量而不求质量、强调结果而不重过程，淡化成教学生档案管理工作的现象普遍存在。只有从上至下增强成教学生档案管理工作重要性、必要性的意识，并把这种意识进行全员宣传，这样，才能更好地促进和加强成教学生档案管理工作的队伍建设、制度建设和基础条件建设，才能使成教学生档案材料的收集、归档工作能顺利进行，从而真正支持成人教育学生档案管理工作。
2．健全成教学生档案管理制度
我国早在20xx年就由国家教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，该办法不仅对我国高校档案管理工作进行了详细的分类，同时也对高校档案管理工作的归档、整理和利用指明了方向。但是，该办法并没有对我国成人教育档案管理工作的具体工作流程、规范化管理进行详细的论述。因此，各高校必须结合成人教育的特点，制定符合时代要求和学校自身实际情况的《成人教育学生档案管理办法》，依规管理，减少成教学生档案管理工作的随意性。
3．提高成教学生档案管理人员的业务水平
首先，对于已有的成教学生档案管理人员要采取边学边干、缺什么补什么的方法，使他们不仅要学习档案管理的专业知识，也要学习并熟练掌握计算机相关知识和使用技能，有关部门要采取多种方式检验其学习效果，使其尽快胜任本职工作。同时，档案管理部门还要定期对从事成教学生档案管理工作的兼职档案人员进行业务技能培训，以提高他们的业务水平。最后，要严把进人关，使今后进入成教学生档案管理的。人员达到高素质、高技能。
4．完善成教学生档案管理模式
目前，成教学生档案管理工作模式比较单一，即纸质档案管理模式。新形势下，成教学生档案管理模式要从传统单一的纸质档案管理模式向现代化的电子信息管理模式转变。这主要是指通过先进的信息技术、计算机技术，利用丰富多彩的文字、图像、视频及网络信息等方式对成教学生档案管理工作进行完善。从而更好的实现快速、高效完成成教学生档案的统计、整理、修改、查阅、检索以及远距离传递档案信息等功能，从而大大提高成教学生档案管理工作的质量和效率。
5．提升成教学生档案管理工作的服务意识
成教学生档案是其在校期间的历史见证，是其学籍管理的重要依据，是其学习情况、个人发展等各方面情况的客观、真实、具体的历史记录，具有记录信息的原始性和凭证性，具有重要的保存价值和实用价值。新形势下，成教学生的档案在其个人攻读更高层次教育、出国深造、就业求职和转行等方面都具有极高的检索阅读率和利用率。尤其是近几年来，越来越多的用人单位对接受成人教育学生的档案、资质、学历的审验越来越严格，成教学生的档案也成为用人单位鉴定各类证书真伪的重要依据之一。为此，成教学生档案管理人员，要增强“服务于学生”、“服务于用人单位”的意识，以服务为宗旨、以利用为目的，逐步从单一性的档案保管模式转向为学生、为社会提供灵活多样且兼具针对性的档案服务模式，达到既服务于学生又服务于用人单位、服务于社会的良好效果。
三、总结
随着社会的不断进步和转型，新形势下对成人教育的学生档案管理工作也提出了更新、更高、更严格的要求。为了更好地应对新形势和广大成教学生要求，成教学生档案管理人员应该强化管理意识、拓展管理功能、严格管理流程、规范服务行为、提高服务质量，促进成人教育学生档案管理工作向现代化、规范化、高效率、重服务方向稳步发展。