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商业英语书信的格式
(一) 每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进35个字母的位置； 段落之间要空12行。
信1 messrs. william & sons 58 lancastor house manchester， england march 20， 1999 our ref. no. your ref. no. the national transport co. 120 broadway street rangoon， burma dear sirs， re: lab instruments your firm has been recommended to us by messrs. charles evans ltd.， birmingham， with whom we have done some business for the past two years. we are thinking of getting a supply of instruments. please furnish us with a catalogue， price list and brochure， if available. we are looking forward to your early reply. yours faithfully，
(二)齐头式或平头式(block style) 齐头式信函的。特点： 每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。
信2 el mar trading company来 16 main street fresno， california tel:123456 cable address: elmar fresno 8 january，1999 gentlemen， we thank you for your letter of january 1. as requested， we enclose the catalogues for your reference. we would be very glad to offer any further assistance. please contact us if you need any additional information. yours sincerely encl. : as stated
(三)混合式 ( semiblock style with indented paragraphs)
混合式信函的特点： 1) 正文的每一段落的第一行采用缩行式； 2)除信头和日期外，其他部分采用齐头式。
信3 office of the attorney aaa company 123 main street centerville， il666 u. s. a. april 21， 1999 president， billboard inc. 999 broadway metropolis， ny2222 dear sir: we value your long-term relationship with us. a review of your account shows that some time has passed since you last made payment to us. if there is some difficulty you are facing that is causing this， we would like the opportunity of working matters out with you. if there is the result of oversight， we would appreciate early remittance. we look forward to hearing from you in the near future.
商业书信(TheBusinessLetter)
the business letter is the principal means used by a business firm to keep in touch with its customers; often enough it is the only one and customers form their impressions of the firm from the tone and quality of the letters it sends out. business does not call for the elegant language of the poet， but it does require us to express ourselves accurately in plain language secret of good business letter writing is to write simply， in an easy and natural way----like one friendly human being talking to another. in other words， try to make your letters sound as much as possible like good conversation.
商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信，英语书信格式与称谓的差异。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
英国书信保守，美国书信有活力。
英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。
英文书信的垂直式和齐头式。
商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用，其它英语写作《英语书信格式与称谓的差异》。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、的职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。
普通书信的写法。
近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr， Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq. （Esquire的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes.（Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr， Mrs， Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.， Mrs.， Messrs.。在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。
典型的美国式书写法。
给公司单位写信时美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes， kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。
范文：
亲爱的爸爸、妈妈
你们好！
还记得为我描述你们的童年生活吗？放暑假，在家门前的'池塘里游泳摸鱼，饿了，摘塘里的莲蓬充饥。寒假到了，溜冰、打雪仗，渴了，吃一把雪就是最好的茶。而我现在看到的景象是：在污黑的溪水里，塑料袋这样的白色垃圾随处可见，不时传来阵阵恶臭。雨被称为“酸雨”，难得下回雪，也成了“酸雪”，还时不时的传来“雾霾”的预警。我时常想不明白为什么你谬去和我们现在差距怎么会这么大呢？地球因花、草、树、木而美丽，而现在因垃圾和污染变得丑陋不堪。
我们小组作为比亚迪汽车有限责任公司与上海联海沪西销售有限汽车公司的模拟商务谈判已经结束了，从谈判的整体上看我们小组表现出了最佳的状态，谈判结果既达到了我们预定目标，同时也建立了双方长期友好合作的关系，增进了双方之间的友谊，最终双方签订了合作的协议，实现了双方的共赢。虽然在此次谈判中实现了我们最初既定的目标，但是在此次谈判中我们还是有许多值得吸取经验教训进行总结的问题。
一 谈判的工作情况
在此次谈判的准备工作中，我们小组做了充分的准备和比较细致的分工。我在此次谈判中主要负责是双方利益及优劣势分析，制定应急预案方面的工作。
二 谈判阶段过程回顾
(一)准备阶段：
全面的收集信息对于一次正式的谈判是很重要的，直接决定着谈判的进度及达成一致的成功率。在准备谈判的阶段，要收集大量资料，在这收集与整理资料的过程中，我主要从对双方的产品、公司、法律法规、谈判准则、市场等多方面来考虑进行优劣势分析，我方资料准备充分，但利用得不够好，知识面太窄，信息了解不全面，有一些细节问题像运输费用和付款方式等，我们没有深入进行的解释，让对方抓住把柄，在有关于自主品牌方面使我方陷入了被动的地位。进而把
我方最大的优势丢掉，后来也没有取得实质性的突破。对于我方的优势，应该贯穿整个谈判的始终，这样才会使处于主动地位。双方均不能充分利用自己的有利因素与便捷条件；双方的信任感需经较长时间的努力方能建立和提高。谈判时，应该时刻保持清醒的头脑，思维敏捷，不要陷入对方想让我方不断的降价的转换思路中，扭转我方利益上的劣势，要使谈判朝着我方有利的方向发展。
(二)具体谈判阶段
双方对此次谈判都做了充足的准备，都想为本公司谋取最大化的利益，在这过程中对我方新款汽车的剖析，对方的最终目标方案与我方的最低限度目标让步程度相差甚远，我方的报价与谈判的预定目标中关于入驻区域，供货以及员工的配备，销售量与返利有稍微的出入，在谈判过程中我们的言词也不太专业化。
三、关于谈判策略
最初制定的谈判应急策略在此次谈判过程中的策略上得到了具体的应用。
(一)在报价起点策略我们采用抛放低球(日式报价)先提出一个低于对方实际的谈判起点以让利来吸引对方合作的兴趣，试图首先击败竞争同类对手。在这之后再用以欲擒故纵、柔克刚的手法，打软仗、打巧仗等来与对方比技巧，最后再作出适当让步让对方同意我们的要求。并在谈判其中穿插使用“尊重客观，关注利益；回避分歧，转移议题谈判时，尽量让谈判局势向我方有利的方向发展。
(二)多种方案，选择替代。我们针对对方在价格及付款方式咬
住不松口时，我们有效的做出了以退为进的原则采取三个方案让对方来进行选择让对方衡量其中利益关系，迫使对方在这三种方案中选出他们比较满意的方案，而对我们的损失又相对降低。
(三)尊重对方，有效退让，冷调处理，暂时休会。 给双方以充足的考虑方案的可行性。
(四)以硬碰硬，据理力争；使用犀利的言语反击也是必要的，当对方一再拿我们价格与我们比较时，我们当时给以反驳，陈述我方的关于在价格上绝不让步的观点。在最后的双方进行商讨提出让步时，向对方表明，我方做出此让步是与公司政策或公司主管的指使相悖。
(五)缓解气氛，适当聊几句轻松的话题，在两方对于“给不给力”的问题用诙谐幽默的方式拉近双方的距离，这也是一个让对方作出让步的丝毫无损的方式。
四、收获与总结
虽然这只是一次模拟的商务谈判，也让我们感受到了谈判的气氛，双方扮演不同的角色，当为了自己公司的利益而争执不下、不肯相让时，双方都已经进入了角色。也让我们对商务谈判有了更深入的理解，也可以很好的把书本上的理论知识运用到实战中，达到学以致用的效果学习，谈判过程中的激烈争辩，讨价还价，迂回退让，都在一定程度上锻炼了我们的能力，也让我们认识到了自己的不足。
商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一）语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
（四）主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
（五）格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
（六）地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
（七）要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
（一）信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
Dear Mr. Jones:
We thank you for your email enquiry for both groundnuts and Walnutmeat comF Copenhagen dated February, 21.
In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and ungraded at RMB20xx net per metric ton comF Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to be made within two months after receipt of your order payment by L/C payable by sight draft.
Please note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.
一、投诉信
Dear_______,
I am ______ (自我介绍) .I feel bad to trouble you but I am afraid that I have to make a complaint about_____.
The reason for my dissatisfaction is _______(总体介绍). In the first place,_______(抱怨的第一个方面). In addition, ___________(抱怨的第二个方面). Under these circumstances, I find it ________ (感觉)_______(抱怨的方面给你带来的后果).
I appreciate it very much if you could _______(提出建议和请求), preferably ______(进一步的要求),and I would like to have this matter settled by ____(设定解决事情最后期限).
Thank you for your consideration and I will be looking forward to your reply.
Yours sincerely
Li Ming
二、询问信
Dear ______,
I am ____________ (自我介绍). I am writing to see if it is possible for you to provide me with information regarding_______.(要询问的内容)
First of all, what are ____________________?(第一个问题) Secondly, when will___________________?(第二个问题) Thirdly, is __________?(第三个问题)
I would also like to inquire ________(将最重要的问题单独成段). Could you be so kind as to send me some relevant booklets on the above-mentioned aspects?
Thank you for you kindness, and your prompt attention to this letter will be highly appreciated.
Yours sincerely
Li Ming
三、请求信
Dear___________,
I am writing to formally request to___________(请求的内容)
The reason for_____is that______(给出原因).I_____, so I_____(给出细节)
I would also like to request______(提出进一步的要求). I am sorry for any inconvenience I have caused.
Thank you for your attention to these requests. If you have any questions, do not hesitate to contact me at _______(电话号码).I look forward to a favorable reply.
Yours sincerely
Li Ming
四、道歉信
Dear ___________,
I am truly sorry that_________________________(道歉的原因).
The reason is that_(介绍原因) Once again, I am sorry for any inconvenience caused. Hope you can accept my apologies and understand my situation.
Yours sincerely
Li Ming
五、感谢信
Dear______,
I am writing to extend my sincere gratitude for _________ (感谢的原因). If it had not been for your assistance in ___________ (对方给你的具体帮助), I fear that I would have been_________(没有对方帮助时的后果).
Every one agrees that it was you who______________(给出细节).Again, I would like to express my warm thanks to you! Please accept my gratitude.
Yours sincerely
Li Ming
六、建议信
Dear ___________,
You have asked me for my advice with regard to _______, and I will try to make some conductive suggestions here.
In my humble opinion, you would be wise to take the following actions: ____(建议的内容)
I hope you will find these proposals useful, and I would be ready to discuss this matter with you to further details.
Good Luck with your_______(祝愿)
Yours sincerely
Li Ming
七、求职信
Dear Sir or Madam,
Dear________, There will a ____(内容) at/in_____ (地点) on___ (时间). We would be honored to have you there with us. The occasion will start at ___________(具体时间). This will be followed by a _______(进一步的安排). At around______(时间)，_______________(另一个安排)I really hope you can make it. RSVP before ___________(通知你的最后期限)
Yours sincerely Li Ming
英文书信通常由下列五个部分组成：
A 信头（Heading）
信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法：
（a）月、日、年：如August 15， 200__
（b）日、月、年：如15th august， 200__
地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。
B 称呼（Salutation）
称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear…或My dear…开头，称呼后一般用逗号。
C 正文（Body）
这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。
D 结束语（Complimentary Close）
它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的。话语。本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。
E 签名（）
签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie。签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。
英文书信通常由下列五个部分组成：
A 信头（Heading）
信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法： （a）月、日、年：如August 15， 200__
（b）日、月、年：如15th august， 200__
地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。
B 称呼（Salutation）
称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear…或My dear…开头，称呼后一般用逗号。
C 正文（Body）
这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。
D 结束语（Complimentary Close）
它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。
E 签名（Signature）
签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。
英文书信格式称谓差异
商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。
商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr， Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq. （Esquire的'缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. （Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr， Mrs， Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.， Mrs.， Messrs……在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的^v^敬启者^v^或^v^谨启者^v^.如果信是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的^v^敬礼^v^、^v^致敬^v^、^v^顺安^v^等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes， kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。
书写英语信件要注意下面几点：
1、书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成：
1）信封（envelope）。英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置 （信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的'地址应写在信封偏中、右偏下处，如下：
Liu Yan-hua
Room 302， No. 48， Yanan Road (M) stamp
Shanghai， 20040
P. R. China
Prof. John Hill
607 North Willington Avenue
West Palm Beach， Florida 33404
U. S. A.
2）信头 (heading)，即写发信人的地址和日期（右上角）。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位 名占一行（太长可占两行），城镇名和邮编码占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式）， 如：May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5月8日，而英国人则理解为1996年8月5日。
3）信内姓名地址 (inside address)，即写收信人的姓名和地址（左上角）。封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。
4）称呼 (salutation)，即写对收信人的尊称（一般用Dear Mr. … ，; Dear Madam Helen，; Dear Miss …，; Dear John，; Dear Professor Smith，等）。称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman（美国用），一般用于给府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲 朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时 不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms.。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。称呼后面的标点一般 只能用逗号。 以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：
Liu Yan-hua
Room 302， No 48， Yanan Road (M)
Shanghai 200040
P. R. China
June 22， 2002
Prof. John Hill 607
North Willington Avenue
West Palm Beach， Florida 33404
U. S. A.
Dear Professor Hill，
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。
5）正文 (body)，即信件内的主要内容，是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信 纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：。正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。
6）信尾客套语 (complimentary close)，即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收信人一种礼貌客气的谦称，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。如：Best wishes。
7）信尾签名 (signature)，即亲笔签上写信人自己的姓名，如：Sincerely，; Sincerely yours，; Yours sincerely，; Friendly yours，; Truly yours，; Yours truly，; Cordially yours，; Yours cordially，。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。
2、除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：
（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有……证明”应写为Enc…Certificate；
（2）再启（附言） (Postscript)，一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用。表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方， 应于正文齐头。注意：在正式的信函中，应避免使用附言表示；
（3）抄送件(Carbon Copy to…)，以。 表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。. 主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和。大都用在商贸信函中。